Obchod se v průběhu prodeje firmy dostane do fáze, kdy potřebujete zájemci předat velký objem informací a dokumentů. Navíc ze strany zájemce budou potřebovat přístup k těmto dokumentům i jeho poradci. Pro výměnu informací je vhodné využít virtuální Data Room – digitální úložiště.
Na internetu najdete spoustu poskytovatelů této služby. Dlouho jsem vybíral a testoval nabízené produkty různých firem. Potřeboval jsem, aby práce v digitálním úložišti byla pro mě a mé klienty:
- jednoduchá na ovládání
- nevyžadovala zdlouhavé instalace
- fungovala ve všech prohlížečích
- uložená data byla v mém osobním vlastnictví, resp. mojí firmy
- snadná po stránce přidávání uživatelů
- zaznamenávala historii práce s dokumenty
- jednoduchá pro nastavení přidělení práv a administrátor nemusel být IT guru
- umožňovala on-line editaci dokumentů
Nebudu dále popisovat úložiště, která nesplňovala většinu požadavků a k tomu navíc byla drahá.
Nejlépe se mi osvědčil produkt Google Disk.
Jednoduchá práce s dokumenty on-line
Google Disk je cloudové úložiště, do kterého můžete nahrávat libovolné dokumenty, pracovat s nimi on-line a jednoduše je sdílet s ostatními uživateli. Můžete si zdarma založit účet u Google, a tím získáte i službu Disk. Moje firma si koupila službu Google Suite – tím jsem získal i e-mail s koncovkou @galikin.cz a firemní úložiště Google Disk.
Jak vytvořit Data Room
Osoby, které mají mít přístup do Data Room, pravděpodobně pracují v různých prohlížečích a mají různé poskytovatele e-mailových schránek. Vznikl tedy problém, jak je všechny sjednotit, aby používali Gmail a měli tak plnohodnotný přístup do úložiště. Řešení je snadné a elegantní.
V administraci Google jsem u své firmy přidal dva nové uživatele:
- prodavajici@galikin.cz
- kupujici@galikin.cz
Obě strany obdržely přístupové údaje do nových e-mailových schránek. Přes tyto účty se pak klient dostal na úložiště, kam vkládal dokumenty. K nim měla přístup zároveň i strana kupujícího.
Nesrovnatelně výhodnější podmínky
Přidání jednoho uživatele stojí 100,- Kč/měsíc. Data Room se používal do doby dokončení transakce, tedy 5 měsíců. Za dva účty mi tedy Google fakturoval celkem 1000,- Kč.
Jaké jsou tedy výhody Data Room na Google Disku?
- nesrovnatelně nižší cena oproti konkurenci
- jednoduchá práce s úložištěm
- kompletní historie práce na úložišti
- přístup odkudkoliv z libovolného zařízení
- bezpečnost
